Datenschutzerklärung für die Warenwirtschaft

1. Verantwortlicher

Greenfield Digital GmbH, Hansaring 61, 50670 Köln, vertreten durch den Geschäftsführer Frederik Linke. E-Mail: hello@greenfield-digital.de, Telefon: +49 (0) 221 95 01 88 25.

2. Wer wofür verantwortlich ist

Die Software ist eine Warenwirtschaft für Betriebe. Für die Geschäftsdaten eines Betriebs – Kunden, Lieferanten und ihre Ansprechpartner, Mitarbeitende, Aufträge, Belege, Bestände, Fotos und Aufzeichnungen – ist der Betrieb verantwortlich. Greenfield verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Greenfield ist selbst verantwortlich für die Nutzerkonten, die Anmeldung, die Vertragsabwicklung mit den Betrieben, den Support und die Sicherheit des Dienstes. Um diese Verarbeitungen geht es in den folgenden Abschnitten.

3. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung und für jedes Nutzerkonto speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Betrieb und Rolle sowie das Passwort als nicht umkehrbaren Hash (scrypt). Zweck ist die Bereitstellung des Dienstes und die Abwicklung des Vertrags mit dem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Mitarbeitende des Betriebs Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse, jedem Nutzer einen eigenen, sicheren Zugang zu geben).

Die Daten bleiben gespeichert, solange das Konto besteht. Vertrags- und Abrechnungsunterlagen bewahren wir auf, solange Handels- und Steuerrecht es verlangen.

4. Anmeldung, Sitzung und Schutz vor Missbrauch

Nach der Anmeldung setzt die Software das Cookie „tw_session“. Es enthält nur einen zufälligen Schlüssel, ist für Skripte nicht lesbar und endet nach 14 Tagen ohne Nutzung, spätestens nach 30 Tagen. Zu jeder Sitzung speichern wir IP-Adresse und Browserkennung, damit Nutzer ihre Sitzungen erkennen und beenden können. Abgelaufene Sitzungen löschen wir nach 30 Tagen.

Wer ein Etikett scannt, ohne angemeldet zu sein, erhält für 10 Minuten das Cookie „tw_after“, damit sich nach der Anmeldung die gescannte Partie öffnet.

Nach der Anmeldung setzt die Software außerdem das Cookie „tw_device“ (über HTTPS „__Host-tw_device“) mit einer zufälligen Gerätekennung (höchstens 400 Tage, für Skripte nicht lesbar). Beim Nutzerkonto speichern wir davon nur einen nicht umkehrbaren Hashwert, höchstens für die zehn zuletzt genutzten Geräte; nach einem neuen Passwort gilt davon höchstens das Gerät, auf dem es geändert wurde. Daran erkennt die Software ein Gerät, auf dem das Konto schon angemeldet war: Versucht jemand massenhaft Passwörter für eine Adresse, bleibt die Anmeldung auf diesen Geräten möglich.

Fehlgeschlagene Anmeldeversuche speichern wir mit einer Kennung der IP-Adresse höchstens zwei Tage, um Angriffe abzuwehren. Erfolgreiche Anmeldungen, Rechteänderungen und Einladungen protokollieren wir zur Sicherheit; die IP-Adresse entfernen wir aus diesem Protokoll nach zwölf Monaten.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; für die Cookies § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den gewünschten Dienst).

5. Daten auf dem Gerät

Damit die Software auf dem Feld auch ohne Empfang funktioniert, speichert das Gerät im Browser: Programmdateien, eine Kopie des aktuellen Arbeitsstands (für Lager und Feld höchstens 72 Stunden, für die übrigen Rollen höchstens 24 Stunden, gelöscht bei Abmeldung und bei Wechsel von Person, Betrieb oder Rolle), noch nicht gesendete Buchungen und Zählentwürfe sowie Einstellungen der Ansicht. Diese Daten verlassen das Gerät nur, wenn sie an die Software gesendet werden (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

6. Bereitstellung und Server-Protokolle

Die Anwendung läuft bei Vercel Inc. (USA) mit Server-Funktionen in Frankfurt am Main; die Datenbank betreibt Supabase Pte. Ltd. (Singapur) in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Beim Aufruf verarbeiten die Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser). Protokolle werden höchstens 30 Tage aufbewahrt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: sicherer und stabiler Betrieb).

7. Spracheingabe und Lesen von Dokumenten mit KI

Nur wenn jemand das Mikrofon antippt, geht die Aufnahme zusammen mit Fachbegriffen des Betriebs (Artikel-, Kunden- und Quartiernamen, damit Namen richtig geschrieben werden) an OpenAI (für den EWR: OpenAI Ireland Ltd.) und kommt als Text zurück. OpenAI verarbeitet die Daten auch in den USA, verwendet sie nach eigenen Angaben nicht zum Trainieren von Modellen und bewahrt sie bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung auf. Die Spracheingabe ist freiwillig; alles lässt sich auch tippen.

Hat der Inhaber eines Betriebs das Lesen mit KI eingeschaltet (Ergänzung zum Auftragsverarbeitungsvertrag), geht ein Dokument, das eine Person des Betriebs dafür auswählt – ein PDF, Fotos oder eingefügter Text –, auf Knopfdruck an OpenAI: eine Anfrage kommt als Liste von Positionen zurück, ein Dokument für die Datenübernahme (etwa eine frühere Rechnung oder eine Preisliste) als Liste von Kunden, Lieferanten oder Artikeln, die eine Person vor dem Speichern prüft und ergänzt. Mitgesendet wird nur dieses Dokument; die Software speichert es nicht, und OpenAI speichert die Antwort nicht für einen späteren Abruf. Für Aufbewahrung, Training und Verarbeitungsort gilt dasselbe wie bei der Spracheingabe. Im Protokoll des Betriebs steht, wer wann welche Art von Dokument hat lesen lassen, ohne dessen Inhalt.

8. Prüfung von USt-IdNr.

Auf Knopfdruck prüft die Software die USt-IdNr. eines Kunden im System VIES der Europäischen Kommission; dazu gehen die geprüfte und, falls hinterlegt, die eigene USt-IdNr. des Betriebs an VIES. Das Ergebnis wird beim Kunden gespeichert (Nachweis für steuerfreie Lieferungen).

9. Verfügbarkeits-Link für Kunden eines Betriebs

Ein Betrieb kann seinen Kunden einen Link auf seine freie Ware schicken. Wer darüber eine Anfrage sendet, übermittelt die eingegebenen Angaben an diesen Betrieb; Greenfield verarbeitet sie in dessen Auftrag. Der Link-Schlüssel wird nur als nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert; der Betrieb kann den Link jederzeit widerrufen.

10. E-Mail-Versand von Belegen aus dem Postfach des Betriebs

Ein Betrieb kann Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen direkt aus der Software per E-Mail versenden. Dafür hinterlegt der Inhaber die Zugangsdaten zum Postausgang (SMTP) seines eigenen E-Mail-Anbieters; das Passwort speichern wir nur verschlüsselt (AES-256-GCM, Schlüssel außerhalb der Datenbank) und zeigen es nie an. Die E-Mail samt Anhang wird beim Versand erzeugt und über den Server dieses Anbieters zugestellt; die Software speichert weder den Text noch die Anhänge, sondern nur Empfängeradresse und Zeitpunkt beim Beleg und im Verlauf des Vorgangs. Der E-Mail-Anbieter des Betriebs ist dessen eigener Dienstleister, kein Unterauftragsverarbeiter von Greenfield.

11. Chat im Team

Hat der Inhaber eines Betriebs den Chat eingeschaltet, können die Beschäftigten einander schreiben: in Gruppen mit ausgewählten Mitgliedern, zu zweit und in einer Gruppe für das ganze Team. Verarbeitet werden die Nachrichten (Text, Fotos, Sprachnachrichten), erwähnte Personen, Absender, Zeitpunkt, die Mitglieder der Gruppen und je Person, bis wohin sie gelesen hat. Verantwortlich ist der Betrieb; Greenfield verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag – auf Grundlage der Ergänzung zum Auftragsverarbeitungsvertrag, die der Inhaber beim Einschalten annimmt.

Eine Nachricht lesen nur die Mitglieder der jeweiligen Gruppe bzw. die beiden Beteiligten. Die Software zeigt Chats weder der Plattform-Verwaltung von Greenfield noch im Support-Zugang an. Sprachnachrichten werden gespeichert und den Mitgliedern abgespielt; anders als bei der Spracheingabe (Abschnitt 7) gehen sie an keinen Spracherkennungsdienst. Fotos werden ohne Aufnahmeort und Kameradaten gespeichert.

Nachrichten bleiben gespeichert, bis ihr Absender, Inhaber oder Büro sie löschen, die Gruppe gelöscht wird oder der Vertrag des Betriebs endet. Chats liegen nicht auf dem Gerät: ohne Empfang sind sie nicht lesbar.

12. Support

Auf Anfrage eines Betriebs kann der Support von Greenfield in dessen Warenwirtschaft arbeiten; Buchungen erscheinen dann mit dem Zusatz „Support“ und sind im Protokoll nachvollziehbar. Anfragen per E-Mail, Telefon oder über „Rückmeldungen“ verarbeiten wir zur Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

13. Kein Tracking

Die Software nutzt keine Analyse- oder Werbedienste, keine Tracking-Cookies und lädt keine Schriften oder Skripte von fremden Servern.

14. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter steht unter „Unterauftragsverarbeiter“.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Schreiben Sie dazu an hello@greenfield-digital.de. Geht es um Daten, die ein Betrieb in der Software verwaltet, leiten wir Ihre Anfrage an den Betrieb weiter.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

16. Änderungen

Ändern sich Abläufe oder Dienstleister, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung mit ihrem Stand.